Skontomail – Automatisierter Skonto-Check
Proaktive Überwachung aller Skonto-Fristen im Rechnungseingangsworkflow. Das System stellt sicher, dass Rechnungen mit Skonto-Potenzial rechtzeitig bearbeitet werden – durch automatisierte, gestufte Benachrichtigungen an die zuständigen Sachprüfer, bevor die Frist ungenutzt abläuft.
3 Prozessschritte im Detail
Datenerhebung & Filterung
Das Skript scannt alle Belege mit harten Ausschlusskriterien:
- Status-Prüfung: „Kontierung" & „Freigabe" werden übersprungen
- Skonto-Erkennung: Feld invZahlungsbedingung muss %, Skonto, Sko, Sk. oder Skto enthalten
- Zahlweg-Check: Abbuchung & Lastschrift werden gefiltert
Fristenberechnung
Präzise Berechnung der verbleibenden Skonto-Resttage:
- Differenz aus heutigem Datum und Skonto-Fälligkeitsdatum
- Fallback-Logik: Wenn keine Tage erkannt werden, greift Berechnung auf Basis des Belegdatums
- Berücksichtigung von Späteingängen (Scan-Datum vs. Fristende < 2 Tage)
Versand- & Empfängerlogik
Intelligente Empfänger-Ermittlung aus dem Beleg:
- Hauptempfänger: Feld invSachpruefung → Suche in Benutzerdatenbank nach E-Mail
- CC fest: kreditoren@unternehmen.de
- Fallback: christian.schoen@unternehmen.de wenn keine E-Mail gefunden
Benachrichtigungs-Matrix
Um Mail-Überflutung zu verhindern, wird nur zu strategischen Zeitpunkten informiert:
Simulationsmodus
simulation = "on"
- Kein realer Mailversand
- Vollständige HTML-Vorschau der geplanten Mails
- CSV-Download-Link für das Controlling
- Enthält: Prüfer, Firma, Lieferant, Skonto-Betrag, Scan-Datum
Echtlauf
simulation = "off"
- Direkter Mailversand an alle Beteiligten
- Tabellen-Mail mit klickbarer Rechnungsnummer (Web-Link in EASY)
- Anzeige: Lieferant, Re.-Nummer, Datum, Bruttobetrag, Skonto €, Resttage
- Automatische tägliche Ausführung um 14:00 Uhr
Mehrwert & Ergebnis
Von Erstwarnung bis Wochencheck – kein Skonto-Potenzial geht unbemerkt verloren
Vollautomatisch: Scan, Berechnung, Mail-Versand und CSV-Export ohne Eingriff
Tägliche automatische Ausführung – zuverlässig jeden Werktag
Technologie & Wartung
Optimierung des Benachrichtigungsprozesses & der Mailtexte sind als nächste Iteration geplant.